La función de un Líder de Proyecto eLearning
El éxito de una estrategia e-Learning en una organización depende de un cuidadoso planeamiento e implementación del plan de capacitación virtual. Para que este plan pueda llevarse a cabo sin contratiempos necesita de un equipo humano comprometido, liderado por un administrador de proyecto dispuesto a lograr todas las metas planeadas para el e-Learning.
¿Por qué tener un líder de proyecto e-Learning dentro de la organización?
Si bien es cierto, cada organización requiere diferentes estrategias de implementación e-Learning de acuerdo con su cultura y características, un proyecto e-Learning sin un líder dentro de la empresa es como navegar en un barco sin capitán y sin rumbo fijo. Aunque el proveedor ofrezca todas las pautas para una implementación adecuada, el motivador interno y quien se asegura de que los pasos necesarios se cumplan, es el líder interno del proyecto e-Learning. Su papel es fundamental en el logro de todos los objetivos de la capacitación virtual.
Su papel es fundamental en el logro de todos los objetivos de la capacitación virtual
Entre algunas de sus principales funciones están:
Asegurarse de que el proveedor ofrezca un producto que se adapta a sus requerimientos específicos de capacitación y a sus objetivos de negocio.
Identificar las necesidades reales de capacitación.
Ser puente de información con los niveles gerenciales para informarles sobre la calidad del producto y servicio del proveedor, así como las etapas del proyecto.
Supervisar todas las etapas del proyecto e-Learning y coordinar revisiones y reuniones internas.
Identificar y asignar responsabilidades internas (si las hay)
Liderar el proceso de implementación y marketing interno del proyecto.
Asegurarse de que se cumplan los objetivos para los cuales se adoptó una estrategia e-Learning, aplicando diferentes niveles de evaluación de las capacitaciones.
Su perfil
El perfil de esta persona y del equipo que le da soporte es clave. Lo recomendable es que sea un líder dentro de la organización, totalmente comprometido con los objetivos del negocio y con habilidades para administrar personal. Su papel de motivador es sumamente importante y su habilidad para involucrar a las Gerencias también tiene peso en el éxito del proyecto.
En Aura Interactiva hemos comprobado por experiencia, que entre más se involucren las gerencias y altos mandos en el proyecto, mejores son los resultados que se obtienen. Es el entendimiento de que la capacitación permite el rápido crecimiento y éxito de ambos: el empleado y la organización.
A nivel operacional, este líder o administrador del proyecto, también tendrá que:
Verificar que las personas estén tomando los cursos
Implementar horarios de capacitación en unión con el Learning Manager del proveedor
Administrar el Learning Management System o LMS (si hay)
Obtener reportes de notas y avance de los estudiantes
Evaluar cursos y medir mejoras en el desempeño, entre otros.
Papel del proveedor
Para facilitar esta labor de coordinación y administración del proyecto e-Learning, es importante el apoyo del proveedor durante todo el proceso. Si el proveedor ofrece un proceso estructurado con check lists (pasos de revisión) para cada etapa y recomendaciones, la labor del administrador se concentra más en ejecutar actividades específicas y no tanto en planificar la estrategia de implementación completa.
Una de las actividades más relevantes que debe dirigir el líder del proyecto, es dedicar tiempo a la motivación y al mercadeo interno de las capacitaciones. Según nuestra experiencia, a veces estas actividades son subestimadas cuando en realidad son motores que ponen en marcha el proyecto y pueden evitar el fracaso de una estrategia e-Learning.
Para apoyar nuestra recomendación, Ralph Coleman y Leslie LaPlace establecen que ” Una amplia estrategia de comunicación anunciando la iniciativa e-Learning debe enviar el mensaje correcto a los grupos correctos a través de los mejores canales y en el tiempo adecuado. Esta estrategia crea las expectativas de la iniciativa, mercadea sus beneficios y responde a las necesidades de los usuarios…Comunicar la nueva iniciativa e-Learning a través de correos electrónicos y en el boletín de la empresa no es suficiente para asegurar el éxito de la implementación”. (Pag 7 Oct. 2002. E-Learning Implementation, RGS Associates, www.rgsinc.com).
