Claves para una implementación exitosa del eLearning

Existen varios factores considerados “claves del éxito” en una implementación e-Learning y que son producto de una adecuada planeación:
Capacitación ligada a los objetivos corporativos

Capacitación integrada con la cultura corporativa

Gerencias o niveles de jefaturas liderando la capacitación a nivel de usuario

Iniciar las capacitaciones con líderes en la empresa

Fácil acceso a la capacitación

Políticas y procedimientos

Capacitación ligada a competencias y al desarrollo personal de los colaboradores

Marketing interno del e-Learning

Seguimiento

Reconocimientos

Al adquirir una solución e-Learning, sobre todo en una organización que no ha incursionado en este campo, surgen interrogantes sobre el impacto que ésta pueda tener a la hora de la implementación. Definitivamente, una adecuada implementación es esencial para el éxito de un proyecto e-Learning tanto en empresas que utilizan el e-Learning por primera vez como en las que ya lo han implementado antes. Una de las preguntas más comunes en torno a este tema es ¿Qué debo considerar para poder tener éxito en la implementación de mis soluciones e-Learning?

La experiencia y la teoría llegan a una misma conclusión: implementar e-Learning requiere una serie de actividades y cambios organizacionales que son fundamentales para una adecuada ejecución y utilización del e-Learning. Estas actividades y cambios son considerados “claves del éxito” en una implementación e-Learning y son producto de una adecuada planeación. Esta planeación es el punto de partida y el principal aspecto en el proceso de adopción de esta herramienta de capacitación virtual.

A través de la planeación, el equipo de trabajo del proveedor e-Learning (generalmente un Learning Manager o administrador del aprendizaje) y el equipo involucrado en el proyecto dentro de la organización, van a analizar la estrategia e-Learning dentro del ambiente del negocio y van a determinar si es necesario hacer un ajuste en la empresa, van a plantear las actividades a realizar pre, durante y post implementación y también van a esbozar planes de contingencia en caso de que se de resistencia al cambio al abandonar los métodos de capacitación tradicionales.

Algunas actividades que sugerimos para tener una implementación exitosa en su estrategia e-Learning incluyen:

1. Capacitación ligada a los objetivos corporativos: la implementación debe tener objetivos claros, pero éstos deben estar alineados con los objetivos corporativos. De no ser así, el proyecto e-Learning se convertiría en un esfuerzo aislado y no se alcanzarían los efectos deseados. Esto inclusive podría ocasionar la muerte del proyecto en sus primeros pasos.

2. Capacitación integrada con la cultura corporativa: debe tomarse en cuenta la cultura existente en la organización porque ésta se puede ver alterada frente al cambio y los trabajadores pueden resentir los beneficios y atenciones que recibían en el marco tradicional de capacitación. Es importante informar a los usuarios sobre los nuevos beneficios que obtendrán con e-Learning y contar con un plan de contingencia ante situaciones de resistencia al cambio.

3. Gerencias o niveles de jefaturas liderando la capacitación a nivel de usuario: involucrar a las Gerencias en las capacitaciones facilita obtener un mayor compromiso por parte de los trabajadores. Es además parte de un planeamiento general que si tiene buena comunicación con los objetivos organizacionales, se convierte en una cadena más difícil de romper o ser eliminada.

4. Iniciar las capacitaciones con líderes en la empresa: (recuerde que los líderes no necesariamente están relacionados a los puestos, sino a su personalidad y características porque son líderes naturales y seguidos por sus compañeros). Estos líderes deben ser preferiblemente ajenos al departamento de capacitación.

5. Fácil acceso a la capacitación: en ocasiones requiere de la inversión tecnológica para proveer a la organización de una adecuada infraestructura para las capacitaciones y así ofrecer el mejor acceso a los estudiantes.

6. Políticas y Procedimientos: definir los límites, directrices y alcances del proyecto va ligado a la definición de políticas y procedimientos bajo los cuales se desarrollarán las capacitaciones.

7. Capacitación ligada a competencias y al desarrollo personal de los colaboradores: mantener la capacitación e-Learning en beneficio de las competencias y necesidades reales del trabajador ayuda a que el usuario utilice gustosamente la nueva metodología.

8. Marketing interno del e-Learning: dependiendo de cada organización, es necesario adoptar diferentes estilos de mercadear la metodología, sobre todo en aquellos casos donde es algo nuevo. El marketing del e-Learning permite crear expectativa sobre la capacitación, y también motivar y ofrecer información sobre el tema.

9. Seguimiento: se debe evaluar la aceptación y el uso de la metodología. Igualmente se debe evaluar si los usuarios están aplicando al trabajo el conocimiento adquirido.

10. Reconocimientos: puede ser parte del marketing de la metodología, lo importante es que el trabajador se sienta motivado y reciba un reconocimiento por las capacitaciones recibidas. Incluso el reconocimiento puede hacerse en conjunto, al personal de un departamento y crear así una competitividad sana dentro de la organización

Estos puntos pueden variar, profundizarse o eliminarse según la organización en la que se esté implementando, pero son la guía fundamental de una implementación exitosa.